USB PI Università di Siena. Stiamo cercando nelle ultime settimane di mettere in chiaro alcuni aspetti dell’organizzazione di questo Ateneo. Tocca alle segreterie amministrative: si parla del lavoro di 72 colleghe e colleghi, ma anche di un problema più grande la contabilità di questo Ateneo e del programma che la gestisce. Vogliamo proprio partire da questo ultimo aspetto perché la questione è oltremodo complessa. Il nostro Ateneo ha deciso di fare nel 2013 il passaggio alla contabilità economico patrimoniale con bilancio unico, di utilizzare dal 2013 un nuovo programma di contabilità e di riorganizzare le strutture dipartimentali dell’Ateneo.
Attuare una trasformazione così radicale in un Ateneo normale è azzardato, farlo da noi è follia a nostro modo di vedere. Non lo scriviamo perché reputiamo che non vi siano le professionalità ma perché presuppone una organizzazione svizzera nella gestione delle fasi, che noi non abbiamo. Si può essere bravi, svegli e competenti, ma se si aumenta il carico di lavoro, e lo si trasforma per giunta in disorganizzato carico di lavoro, tutto questo vanifica le competenze e serve solo ad aumentare lo stress. Proviamo a fregarcene dello stress e cerchiamo di focalizzarci sui “benefici” di tutto questo cambiamento.
Il passaggio alla contabilità economico-patrimoniale fatto in un solo anno e prima del 2014 ci ha permesso di avere un premio da parte del Ministero di poco più di 100.000 euro! A fronte però di un lavoro allucinante di migrazione manuale di tutti i dati contabili dell’anno 2012 dei vecchi dipartimenti, degli impegni assunti e da rendicontare quest’anno e di viaggi infiniti dai dipartimenti alla ragioneria per inserire i dati (è normale, ci domandiamo, che tutte le spese di viaggio con i mezzi pubblici siano a carico dei dipendenti che si spostano per motivi di servizio?). Infatti solo da lì si sono potuti caricare i dati avendo un bilancio unico. I 100.000 euro non sono serviti a niente nemmeno ce li hanno dati in medicine per lo stress!
L’acquisto del software dal Cineca, cioè di U-GOV ci è costato molto, è uno strumento versatile, che ragiona in modo trasversale, che è tarato sul mondo degli Atenei, ma noi abbiamo acquistato la versione base! Sarebbe troppo lungo spiegare come funziona, nello scrivere questo comunicato abbiamo letto i vari manuali e oltre ad esserci spaventati, ma non è la nostra materia, abbiamo capito che non si può riassumere un enciclopedia in una pagina. Ogni volta che i nostri colleghi con competenza chiedono se si può utilizzare per fare un dato procedimento viene risposto: “si ma voi avete il pacchetto base, questo modulo va acquistato separatamente.”
La riorganizzazione delle segreterie in funzione dei nuovi dipartimenti, adempimento obbligatorio, è stato fatto senza una reale valutazione dei carichi di lavoro delle singole strutture, attraverso una aggregazione di colleghe e colleghi con diverse professionalità che nel momento in cui hanno iniziato a lavorare insieme, a conoscersi, si sono visti scaraventare addosso l’immaginabile. Sì, perché U-GOV gestisce tutto dalla contabilità, alle risorse umane, alla didattica intesa come contratti, costi, ecc., e quindi tutto ciò che insiste sui dipartimenti è stato gettato nel tritacarne delle segreterie amministrative, dove però ad essere tritati sono i colleghi e non i dati contabili, ecc.. Facciamo l’esempio del software Titolus per il protocollo: tutta la posta in entrata (didattica e amministrazione) deve essere protocollata dalla segreteria.
Ciliegina sulla torta è la cassa economale prevista per ogni dipartimento nel regolamento delle strutture scientifiche, al momento è unica e gestita centralmente. Così quando un professore oppure la segreteria ha bisogno di soldi per pagamenti pronta cassa si deve andare al Rettorato. Arriva un corriere che devi pagare al momento del ritiro e tocca dirgli: “aspetti arrivo in centro prendo i soldi e torno”, o dobbiamo anticiparli!?!
Non è stata fatta poi una valutazione della funzionalità di certe scelte di ricollocazione dei procedimenti, basta fare un esempio: master universitari. I master sono materia complessa, fondamentale per un Ateneo come il nostro che vuole differenziare l’offerta oltre i moduli classici di formazione e studio. Uno penserebbe che tutti gli attori della gestione degli stessi si fossero incontrati per mettere a punto una nuova procedura di gestione, e invece no, c’è chi ha deciso senza conoscere la materia, senza parlare con chi se ne occupava e in parte continua a farlo e con chi se ne deve occupare per intero da oggi, cioè le segreterie amministrative. Risultato? Confusione più totale, evidenziata dai segretari, ma che non trova soluzione. Alcuni vedono i suggerimenti come giudizi e si offendono irrigidendosi, non capendo che si sta cercando di lavorare bene. Ognuno pensa di essere il più sfortunato della terra, ma noi non stiamo stilando una classifica stiamo evidenziando la necessità di parlare e confrontarsi per trovare le soluzioni.
Benefici da tutto questo cambiamento non ve ne sono stati, ma solo rischio di ulcere e gastriti. La Direttrice Amministrativa può liquidare come un nulla la ventilata minaccia di dimissioni di tutti i 15 segretari amministrativi di qualche settimana fa, ma sa bene che questa non deriva da una mancanza di voglia di lavorare, ma dalla mancanza di voglia di lavorare in questo modo. In certi consessi può sminuire il senso di una tale azione, ma in privato è meglio che rifletta, e bene. La DA non ha parlato poi con i collaboratori delle segreterie e ha fatto bene perché forse, per una volta, non avrebbe potuto utilizzare i suoi modi rudi ed intimidatori, ma si sarebbe trovata di fronte 57 persone imbufalite. Le decisioni assunte a livello centrale si ripercuotono nei dipartimenti e poi sono le segreterie amministrative a dover “dialogare” con i docenti. I docenti devono capire che coloro con cui si rapportano stanno cercando di capire anch’essi perché vengono assunte certe decisioni.
O l’azione di semplificazione è coordinata fra tutti oppure si cola a picco: ma forse è quello che si vuole ottenere. Le segreterie amministrative non hanno saputo lavorare! Spiegazione utile a livello centrale, ovvia per le ditte esterne, e semplice per i docenti. Troppo comoda e falsa!
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Il senso della misura 